Partie 1
Bienvenue dans cette première partie de la capsule d’autoformation sur la création d’une signature électronique et les messages automatisés.

Pour créer votre signature électronique, accédez à Paramètres, sélectionnez Afficher tous les paramètres d’Outlook, dans la zone de gauche de la fenêtre surgissante, sélectionnez Courrier, puis dans la zone centrale : Composer et répondre.

Sous Signature électronique, dans le premier champ, nommez la signature, puisqu’il est possible de créer plusieurs signatures pour un même compte. Cela vous permettra de les
distinguer.

Notez que si une signature est créée avec Outlook sur le web, elle n’apparaîtra pas dans l’application de bureau et vice-versa.

Dans le corps du texte, rédigez votre signature et utilisez les options de mise en forme disponibles pour modifier son apparence.

Pour ajouter une image, il suffit d’appuyer sur le bouton insérer une image et de sélectionner un fichier qui se trouve sur votre ordinateur.

Notez qu’il est maintenant possible avec Outlook sur le web de redimensionner cette image.

Il peut être ardu de bien aligner les éléments visuels dans une signature, si vous savez comment, vous pouvez créer un tableau dans une application de traitement de texte comme Word, ajouter les éléments, faire disparaître la bordure et copier ce tableau dans votre signature. Nous vous conseillons toutefois d’effacer la photo et de l’ajouter à nouveau, pour éviter certains problèmes d’affichage.

Nous vous conseillons de vérifier auprès de votre organisation pour valider les exigences ou les recommandations quant au contenu et à l’apparence de votre signature électronique (format, informations, images, logos, etc.).

Vous pouvez ensuite choisir dans quel contexte vous souhaitez que la signature apparaisse.

Sous Sélectionnez les signatures par défaut, si vous souhaitez que votre signature apparaisse au bas de tous les nouveaux messages, choisissez la signature dans la zone Pour les nouveaux messages.

Si vous souhaitez que votre signature apparaisse dans les messages que vous transférez ou auxquels vous répondez, choisissez la signature dans la zone Pour les réponses/les transferts.

Si vous laissez ces champs à l’option Aucune signature, elle n’apparaîtra pas automatiquement, mais vous pourrez l’ajouter manuellement à un message. Nous verrons comment faire dans quelques instants.

Pour cette capsule, choisissons notre signature lors de la rédaction de nouveaux messages seulement.

Rappel, ces choix et votre signature ne s’appliqueront que lorsque vous utilisez Outlook sur le web, il vous faudra répéter ces actions dans l’application installée sur votre ordinateur, si vous l’utilisez. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Lors de la prochaine rédaction d’un courriel votre nouvelle signature apparaîtra au bas du message.

Pour sélectionner manuellement une signature, dans la barre de commandes, cliquez sur l’icône de crayon. Un menu déroulant vous permettra de choisir l’une de vos signatures et vous pourrez également accéder à l’outil d’édition de vos signatures en choisissant l’option 

Voilà, nous avons vu comment créer une signature électronique. Dans la deuxième partie de cette capsule d’autoformation, nous verrons comment créer des réponses automatisées.
Bienvenue dans cette deuxième partie de la capsule d’autoformation sur la création d’une signature électronique et les réponses automatisées.